備忘録メールを出そう

お客様や上司の方と打合せや電話をすることなんて通常よくあることですよね。
打合せなら1時間位、電話なら30分位、と検討した後、そのままにしてませんか?
確認のメールを出していますか?
その場に議事録を取ってくれていて、後日送付されてくるような場合は、二度手間ですから不要です。
そうではないケース(電話なんか正にそれですね)で、確認のメールを出していますか?
YESの人は少ないと思います。

どんな場合も必ず出せ!というものではないです。
それが手間になってしまい、作業スピードが遅れるようなことがあってはいけません。
ですが、先に挙げたケースはなるべく実施してください。
理由は3つ
・誤解がないことを確認する
・言った言わないの水掛け論を避ける
・喜ばれる

話していた時はお互い理解していたつもりでも、実際は認識が違ったなんてよくある話です。
この時、お客様に「俺はそんなこと言ってない。」と言われたら、あなたに勝ち目はありません。
ですからメールに残し、相手だけでなく関係者にも共有しておきましょう。
間違っていれば指摘が入りますし、また情報を共有しない理由は多くの場合においてありません。
こういった内容は残しておかないといけないな、と思いつつも、やらないのがお客様です。
ですから、送ってもらえれば単純にありがたいのです。
この時点なら認識違いがあってもなくても、出て来る言葉はありがとう以外にありません。
小さなことですが、それの出来ない人間に大きなことは出来ません。
地道に積み重ねましょう。

内容については、議事録の様に発言者とやり取りの全てを書く必要はありません。
【決定事項、未決事項、宿題事項(担当)、懸念、その他備考】だけでOKです。
30分も話したのに書くことが3行しかない、というのは珍しくありません。
話している時は気付かなくても、まとめようとした時におかしいことに気付くこともあります。

そもそもこのページは新人エンジニア心得としての項なのですが、これに関して言うとその限りでもありません。
むしろ、要件定義者や設計者の様にお客様と接する機会の多いエンジニアは意識した方がいいと思いますよ。
そこでズレた認識は後ろの工程になればなるほど取り返しがつかないからです。

ちょっとの面倒を嫌がらなければ、いい事しかないと思いませんか?
備忘録メールを出しましょう。

 

Copyright 2018 東京・千葉でシステム開発・SEO対策する