ビジネス電話 IT教育研修

前項でやったビジネスメール同様、電話にもビジネス仕様があります。
これまた前項でやりました尊敬語・謙譲語に、社内・社外が絡むのでおかしな日本語になっている人をよく見かけます。
内容自体は難しいものではないので、意識して練習して無意識に話せるようになりましょう。

1.前提として知っておいてほしいこと

■他社の方からのお電話

この場合は、社内の人間含めて全て謙譲語の対象です。

例えば、あなたの上司である木原さんに電話がありましたが、木原さんは不在だった、といった場合には、このようになります。

☓:木原さんは席を外していらっしゃいますのでお掛け直しいたします。

◯:只今、木原は席を外しておりますため、こちらからお掛け直しいたします。

■自社の人間からの電話

電話相手が自社の人間の場合は、先輩後輩上司部下の関係そのままで話せばよいです。上記の正解例のように「木原は・・・」と答えると逆に怒られるでしょう。

2.電話の取り方

新人エンジニアの皆さんは、電話を掛けるより受けることが多いと思いと思うので、まずは受ける所から始めましょう。
電話にでるときは、ちょっと声張り気味のちょい声高めくらいがちょうどいいと思います。実家でお母さんが電話に出る時のあのイメージです。

あなた「はい、ライシスでございます。」

相手 「お世話になっております、私◯◯の△△と申します。」

あなた「お世話になっております。」

相手 「システム部の杉本さんはいらっしゃいますか?」

あなた「杉本ですね、少々おまちくだい。」

保留を押して、担当者につなぎましょう

勿論この型にいつでもハマるわけではないですが、概ねこうなります。これはリズムだと思って下さい。お世話になっていてもなっていなくても、あなたの「お世話になっております」を相手は待っています。

もし相手の名前と会社名が聞き取れなかった場合は、必ず確認してください。
「申し訳ありませんが、お名前と会社名をもう一度よろしいですか?」
必ずメモして、復唱して確認してもらい、お待ちいただきましょう。

3.担当者が不在の場合

「申し訳ありませんが、只今杉本は席を外しております。お掛け直しいたしましょうか?」
お掛け直しをご希望の場合は、電話番号を確認しておきます。
これを必ずメモかメールに残してください。

メモの内容は以下が最低限です。
日時、会社名、お名前、電話番号、ご用件(わかれば)

4.担当者が不在で、伝言を頼まれた場合

(伝言を伺い)「承知しました。申し伝えます。私、筧と申します。」
この「申し伝えます」ではなく、「お伝えします」になっていませんか?
細かいことですが、これだとあなたに尊敬語を使っているため間違っています。
慣れてしまえばなんてことのないものです。言葉使い一つで賢くもバカにも感じられるものです。

5.電話を切る

普通に「失礼します。」でOKです。
もし受話器を置くタイプの電話だった場合は、気をつけてください。
ガチャっていう切る音はワリと耳障りです。
一呼吸置いて、耳にあてる方からゆっくり置きましょう。

電話は相手が見えないので、ちょっとした細かい事で印象が変わってしまうので気をつけましょう。

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